Alla näringsidkare som bedriver verksamhet inom handel där man tar betalt via kontanter (innefattar även kortbetalning) är enligt svensk lag skyldig att använda sig av ett certifierat skatteregister. Det är en apparat som räknar de varor (eller tjänster) som säljs och brukar även ha en kassa för växelpengar i samma system. Dagens kassaapparater är uppbyggda utifrån dagens moderna teknologi och har fler funktioner än tidigare.

kassaregister ändringar felSvenska handlare kan antingen köpa ett nytt eller begagnat kassaregister, men det finns även möjligheter till att hyra apparaten. Apparaterna ska vara godkända enligt det svenska skatteverkets föreskrifter och krav. Tar man över en verksamhet kan man även ansöka om att få kassaregistret överlåtet genom att göra en ändring av organisationsnumret hos skatteverket. Se dock bara till att registret stödjer denna typ av ändring, de flesta modeller gör det men det finns några varianter som har ägarändring blockerade av tillverkaren.

Oavsett hur man införskaffar kassaregistret måste detta finnas registrerat och anmält hos skatteverket, vilket man smidigt gör via e-tjänsten för kassaregister online. Man behöver ha en e-legitimation för att sköta hela ärendet via skatteverkets sajt. I samband med att ens företag registreras ser man även till att anmäla kassaregistret som ska användas i verksamheten.

Har man redan ett registrerat företag när man behöver ett kassaregister krävs det att man anmäler detta och kontrollenheten inom två veckor från och med att kassaregistret användes för första gången.

Skulle någonting förändras i verksamheten som påverkar allt rörande betalning via skatteregistret ska detta anmälas som ändring till skatteverket. Även denna ändring måste ske inom en period om två veckor från det att verksamheten förändrats. Några exempel på detta kan vara:

  • Verksamheten får ökat behov av fler kassaregister
  • Man väljer att hyra ett kassaregister
  • ett existerande och registrerat kassaregister byts ut (kom även ihåg att det gamla registret blir avregistrerat)
  • Kassaregistret som finns registrerat på näringsidkaren säljs vidare till ett annan handlare, då krävs att bägge parter anmäler detta. Detta gäller oavsett om det är hela företaget som sålts eller om man ändrar typ av bolag.

Skulle man upptäcka att något är fel på kontrollenheten måste man omedelbart felrapportera detta. Skulle man eventuellt fortsätta att sälja när ett driftfel uppstått kan detta innebära att man krävs på en kontrollavgift för att försäljningen inte har registrerats. Är dock felet något som uppstått utan att du som handlare kan ha kännedom om detta ser skatteverket över ärendet för att bestämma om det ligger inom ramen för att kräva full kontrollavgift eller inte. Ett sätt för att undvika att krävas på kontrollavgift, i de fall man fortsätter sälja och ta betalt i samband med driftfel, är att upprätta kontantfakturor för varje säljtillfälle. Har man inte möjlighet till kontantfakturor går det bra att notera försäljningen i en klassisk kassabok.

Alla typer av ändringar måste ha medföljande information om kassaregistrets innehavare (personnummer eller organisationsnummer) samt det specifika registrets identifikationsnummer.

Vad händer efter det att anmälan kommit in till skatteverket?

Efter ungefär en veckas tid får man en skriftlig bekräftelse på sin anmälan, vilken bekräftar de uppgifter man har lämnat. Skulle något inte stämma är det viktigt att man kontaktar skatteverket för att korrigera uppgiften. Ytterligare en vecka går tills det att du får ett bevis för att registreringen är genomförd, vilket även innehåller skyltar (att sätta upp synligt) som styrker att verksamhetens enheter är anmälda och registrerade.

Man kan använda kassaregistret redan från den dag man anmäler det även om man inte hunnit få registreringsbeviset eller de nämnda skyltarna i posten.