Certifierat kassaregister

Kassaregister är den apparat och kontrollenhet som varje näringsidkare med någon typ av säljverksamhet (där man tar betalat i kontanter) måste ha enligt svensk lag. Den svenska kassaregisterlagen gick i laga kraft 2007 och har sedan dess fungerat som ett skydd för seriösa handlare mot illegalt verksamma konkurrenter.

Från och med 2010 är det också krav på att alla dessa nämnda näringsidkare (med undantag för vissa verksamheter) använder sig av certifierade kassaregister som även är giltigt enligt skatteverkets regler och bestämmelser.

Ett certifierat kassaregister måste ha två olika enheter i systemet, det funktionella kassaregistret (eller apparat som många väljer att kalla det) med dess särskilda tillverkardeklaration och en certifierad kontrollenhet som ska uppfylla alla skatteverkets olika krav gällande handel.

För att lite kort nämna de krav som finns beskrivna i skatteverkets bestämmelser kan man börja med att nämna det faktum att kassaregistret måste anslutas till en fungerande och certifierad kontrollenhet, vilken kontinuerligt ska ta emot och lagra information. För att inte registrets funktioner ska påverkas och störas är det viktigt att det inte kopplas till andra enheter eller tekniska utrustningar som exempelvis installerade mjukvaror. Det är viktigt att kassaregistret inte innehåller några funktioner utöver vad som finns beskrivet i dess tillhörande dokumentation.

Varje certifierat kassaregister ska kunna skriva ut ett giltigt kvitto till kunden som köper en vara eller tjänst. Man ska dessutom kunna märka alla de kvitton som inte är original, som till exempel kopior, förhandsnotor, offerter eller övningskvitton. Det är så klart även A och O att kvitton innehåller alla uppgifter som finns att läsa på om i föreskrifterna.

En viktig detalj är växelregistrering, varje kassaregister måste ha en funktion som gör det möjligt att registrera all växelkassa i verksamheten. Dessutom måste varje kassaregister tillhandahålla med en deklaration utställd från tillverkaren av apparaten som bevisar att den uppfyller de krav som finns angivna i föreskrifterna.

Själva kontrollfunktionen fungerar på det sätt att kassaregistrets tillhörande kontrollenhet tar emot och lagrar information i en krypterad databas. Kontrollenheten skickar sedan tillbaka en typ av digital signatur, vilken fungerar som en slags verifikation på att kvittot och köpet blivit registrerat. Den här koden kommer ut på den så kallade journalremsan (eller i e-journal), vilket gör det möjligt för kontrollanter att verifiera kvittots giltighet i efterhand. Kontrollen sker oftast genom att ett Secure Digital-minneskort sätts in i skatteverkets kontrollenhet för att utläsa den krypterade informationen.

Det finns tre olika varianter av kontrollenheter:

TYP A ansluts direkt till ett enkelt kassaregister för att sköta hanteringen av registreringar på köp i ett företag. Det är kassaregistret som ser till att ett kvitto kommer ut till kunden med en given kod för kontroll.

TYP B ansluts mellan apparaten som skriver ut kvitto och verksamhetens kassaregister. Det är sedan kontrollenheten som har ansvar för att kvittot får sin särskilda kontrollkod.

TYP C är uteslutande för serverbaserade system eller de typ av kassaregister som har hand om fler än ett företags olika försäljningsregistreringar.